4. Comment dois-je procéder pour faire enregistrer un contrat de bail?

Le contrat de bail signé par le bailleur et le locataire doit être présenté pour enregistrement au bureau de l’enregistrement compétent. Lorsqu’il s’agit du contrat de bail d’un immeuble (exclusivement ou en partie) affecté à l’habitation, une copie du contrat signé par les deux parties, suffit.
Le contrat de bail doit comporter au moins les mentions suivantes:
<ul>
 <li>le nom et l’adresse du bailleur</li>
 <li>le nom et l’adresse du locataire</li>
 <li>la date à laquelle la location prend cours</li>
 <li>le montant du loyer (loyer et charges)</li>
 <li>le descriptif de l’immeuble, de préférence (mais ce n’est pas obligatoire) avec la matrice cadastrale et le numéro de parcelle</li>
</ul>
Il est préférable de mentionner aussi le numéro de registre national (le numéro national) du bailleur et du locataire sur le contrat de bail (mais ce n’est pas obligatoire).
Plusieurs possibilités existent pour faire enregistrer le contrat de bail d’un immeuble qui est (exclusivement ou en partie) affecté à l’habitation. Vous pouvez le faire via internet, par mail, par poste, par fax ou en vous rendant personnellement au bureau de l’enregistrement compétent.
Nous vous conseillons de choisir de préférence l’envoi via internet, par mail ou par poste. 
Attention : si le contrat de bail n’est pas du tout destiné à l’habitation, il ne peut être enregistré que via la poste ou en vous rendant sur place.
Via internet: Avec MyRent vous pouvez déposer en ligne votre contrat de bail pour enregistrement. Cette application vous permet également de le rédiger (s’il concerne une habitation affectée à titre de résidence principale). MyRent propose en effet différents modèles de contrat de bail.
Ci-dessous, les différentes étapes à suivre pour rédiger et envoyer un contrat de bail via MyRent:
<ol>
 <li>Connectez-vous à l’application MyRent (<a href="https://finances.belgium.be/fr">http://minfin.fgov.be</a> > <a href="https://finances.belgium.be/fr/E-services">E-services</a> > <a href="https://finances.belgium.be/fr/E-services/MyRent">MyRent</a> > <a href="https://finances.belgium.be/fr/E-services/MyRent/Acces">Vers l’application</a>). Vous devez vous identifier via votre carte d’identité électronique ou via un certificat.</li>
 <li>Lisez les instructions à l’écran.</li>
 <li>Choisissez un des modèles de contrat présentés dans « Contrats de location » > Encoder Contrat.</li>
 <li>Complétez les données demandées.</li>
 <li>Imprimez le projet de contrat de bail complété ainsi que ses annexes légales. Si vous avez des questions concernant le contenu des contrats ou de ses annexes, vous pouvez contacter les organisations concernées dont les coordonnées de contact sont mentionnées (voir « Liens »).</li>
 <li>Un état des lieux doit également être joint au bail écrit. Celui-ci doit être dressé soit pendant que les lieux sont inhabités, soit durant le premier mois de l’habitation de l’immeuble. C’est la raison pour laquelle la première et la dernière page de l’état des lieux sont également imprimées lors de l’impression du contrat de bail. Lisez attentivement ces deux pages, complétez les données demandées et insérez l’inventaire détaillé entre celles-ci.</li>
 <li>Envoyez une copie digitale (en format PDF) du contrat de bail signé par les deux parties (sans les annexes légales, il suffit que vous les conserviez avec votre contrat de bail original) ainsi qu’une copie digitale de l’état des lieux signé également par les deux parties, au bureau de l’enregistrement compétent via l’application MyRent (soit simultanément, soit d’abord le contrat de bail et après réception du contrat enregistré, l’état des lieux).</li>
 <li>Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.</li>
</ol>
Remarque: si vous souhaitez faire enregistrer le contrat de bail et/ou l’état des lieux autrement que par internet après l’avoir rédigé via MyRent, l’application vous donne les données de contact (adresse e-mail, adresse postale, numéro de fax) du bureau de l’enregistrement compétent (voir aussi ci-dessous).
Par mail: envoyez par mail une copie digitale (en format PDF) du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître l’adresse e-mail de ce bureau, voir "<a href="https://finances.belgium.be/fr/E-services/MyRent">3. Où dois-je m’adresser pour faire enregistrer un contrat de bail?</a>". Veuillez mentionner dans l’e-mail vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.
Par poste: envoyez en deux exemplaires par la poste le contrat de bail et/ou l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître l’adresse postale de ce bureau. Veuillez mentionner dans la correspondance vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.
Par fax: envoyez par fax le contrat de bail et/ou l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître le numéro de fax de ce bureau. Veuillez mentionner dans le fax vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.
Sur place: présentez-vous personnellement au bureau de l’enregistrement compétent muni du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par les deux parties (de préférence en deux exemplaires). Pour connaître l’adresse de ce bureau. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera (seront) remis sur place.

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