L’enregistrement du bail et de l’état des lieux est une formalité gratuite pour un logement, mais essentielle : elle donne date certaine au contrat et protège aussi bien le bailleur que le locataire. Voici qui doit enregistrer, dans quel délai, comment procéder et ce que vous risquez en cas d’oubli.
Qui doit faire enregistrer le bail ?
Bail d’un bien affecté exclusivement au logement
Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (maison, appartement, studio…), c’est le bailleur qui a l’obligation de faire enregistrer le contrat. Le locataire peut le faire lui-même s’il le souhaite, mais n’y est pas tenu. Rappelons qu’un bail de résidence principale doit obligatoirement être établi par écrit.
Autres baux
Pour un bien qui n’est pas exclusivement affecté au logement (bâtiment industriel, terrain, parking, commerce, bureau…), le bailleur et le locataire sont tous deux tenus de faire enregistrer le bail. Il en va de même lorsqu’un même contrat porte à la fois sur une partie habitation et une partie affectée à d’autres fins (magasin, bureau…). Il suffit toutefois que l’une des deux parties s’en charge.
À quoi sert l’enregistrement ?
Enregistrer un bail, c’est faire inscrire ses principales données dans un registre de l’administration fiscale, qui confirme l’opération par un cachet. Cette formalité :
- donne une date certaine au contrat ;
- rend le bail opposable aux tiers : en cas de vente du logement loué à titre de résidence principale, le nouveau propriétaire est tenu de respecter le bail, et le locataire est protégé contre l’expulsion ;
- pour un bien loué en partie comme habitation et en partie à d’autres fins dans un même contrat, permet au bailleur d’être imposé distinctement pour chaque partie ; sans enregistrement, c’est le total des revenus locatifs nets qui est imposable ;
- évite qu’un locataire lié par un bail de résidence principale de plus de trois ans puisse, tant que le bail n’est pas enregistré, y mettre fin sans préavis.
Dans quel délai ?
| Type de bail | Qui ? | Délai à compter de la signature |
|---|---|---|
| Bien affecté exclusivement au logement | Bailleur | 2 mois |
| Bien affecté exclusivement au logement (enregistrement facultatif) | Locataire | Aucun délai |
| Autres baux (commerce, bureau, parking, terrain, usage mixte…) | Bailleur et locataire | 4 mois |
Comment faire enregistrer le bail ?
Le bail doit être enregistré auprès du bureau de l’enregistrement compétent pour le lieu où se situe le bien. Vous trouverez ses coordonnées sur le site du SPF Finances (finances.belgium.be) ou auprès de son Contact center (0257 257 57). Pour un logement, une simple copie du bail signé par les deux parties suffit.
Le contrat doit mentionner au minimum :
- le nom et l’adresse du bailleur et du locataire ;
- la date de prise de cours de la location ;
- le montant du loyer et des charges ;
- la description du bien, de préférence avec ses références cadastrales (facultatif), ainsi que, idéalement, le numéro de registre national des parties (facultatif).
En ligne via MyRent
La méthode conseillée. Connectez-vous à l’application MyRent avec votre carte d’identité électronique ou un autre moyen d’identification accepté, puis déposez le PDF du bail signé et de l’état des lieux. MyRent propose aussi des modèles de bail.
Par e-mail
Envoyez une copie PDF du bail et/ou de l’état des lieux signés par les deux parties au bureau compétent, en précisant vos coordonnées si elles diffèrent de celles du bail.
Par la poste
Envoyez le bail et/ou l’état des lieux signés en deux exemplaires au bureau compétent. Les documents enregistrés vous sont renvoyés par la poste.
Sur place
Présentez-vous au bureau compétent avec les documents signés, de préférence en deux exemplaires : ils vous sont remis enregistrés sur place.
Si le bail ne concerne pas du tout un logement, il ne peut être enregistré que par la poste ou sur place. Avec MyRent, vous pouvez envoyer le bail et l’état des lieux en même temps, ou l’état des lieux après réception du bail enregistré. Les annexes légales ne doivent pas être envoyées : conservez-les avec le bail original.
Combien coûte l’enregistrement ?
- Logement exclusivement : l’enregistrement du bail et de l’état des lieux est gratuit, même s’il ne s’agit pas de la résidence principale du locataire.
- Autres baux : un droit d’enregistrement de 0,2 % est dû sur le montant total des loyers et des charges pour toute la durée du bail. Une amende s’applique en cas d’enregistrement tardif, obligation qui repose aussi bien sur le bailleur que sur le locataire.
- Usage mixte dans un même contrat : le bail entier est soumis au droit proportionnel. Si deux baux distincts sont établis (un pour l’habitation, un pour la partie professionnelle), celui qui concerne le logement est enregistré gratuitement.
L’état des lieux doit-il être enregistré ?
Oui. L’état des lieux d’entrée détaillé est obligatoire et contradictoire ; ses frais sont partagés entre les parties. Il est dressé pendant que le logement est inoccupé ou au cours du premier mois d’occupation, puis annexé au bail enregistré. Selon la Région, le cadre est fixé par le décret wallon du 15 mars 2018, le Code bruxellois du Logement ou le décret flamand de 2018.
Lorsque le bail est enregistré gratuitement, l’état des lieux l’est aussi, à condition qu’il soit :
- présenté en même temps que le bail ; ou
- présenté plus tard, accompagné du bail enregistré (original ou copie) ; ou
- présenté plus tard avec une déclaration écrite indiquant qu’il se rapporte à un bail déjà enregistré gratuitement, reprenant les données du cachet d’enregistrement.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le bailleur n’enregistre pas le bail ?
Le bail n’a pas de date certaine et n’est pas opposable aux tiers : en cas de vente, le locataire perd la protection liée au bail. Pour un bail de résidence principale de plus de trois ans, le locataire peut en outre y mettre fin sans préavis tant que le bail n’est pas enregistré.
Faut-il enregistrer les annexes légales du bail ?
Non, ce n’est pas obligatoire et il est même conseillé de ne pas le faire. Si vous les présentez malgré tout avec un bail de logement, elles sont enregistrées gratuitement. D’autres documents facultatifs, comme le certificat PEB, sont aussi enregistrés gratuitement s’ils sont présentés avec le bail et mentionnés dans celui-ci.
Le locataire peut-il enregistrer lui-même le bail ?
Oui, à tout moment et gratuitement pour un logement. C’est une précaution utile si le bailleur ne l’a pas fait.
L’état des lieux de sortie doit-il aussi être enregistré ?
L’obligation d’enregistrement vise l’état des lieux d’entrée annexé au bail. L’état des lieux de sortie et le procès-verbal d’indemnité compensatoire servent surtout à régler la fin du bail et la libération de la garantie locative.