Le contrat de bail d’un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule

Depuis le 1er janvier 2007, seulement le bailleur doit encore faire enregistrer un tel contrat de bail (p.ex. pour une maison à louer …).

Le locataire peut encore faire enregistrer (mais ne doit plus) un tel contrat de bail s’il le juge souhaitable.

Depuis le 15 juin 2007, il est obligatoire d’établir par écrit le contrat de bail d’une habitation affectée à titre de résidence principale.

Les autres contrats de bail

Rien n’a changé en ce qui concerne l’enregistrement des autres contrats de bail.

Le bailleur et le locataire doivent faire enregistrer le contrat de bail d’un immeuble qui n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (p.ex. bâtiment industriel, terrain, parking …).

Si dans un même contrat, l’immeuble loué est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (p.ex. magasin ou bureau), l’obligation de faire enregistrer la contrat de bail repose également sur le bailleur et sur le locataire.

Enregistrer un contrat de bail signifie que le bureau de l’enregistrement compétent inscrit dans un registre les principales données du contrat de bail écrit. Cette inscription est confirmée par un cachet apposé sur le contrat de bail.

Faire enregistrer un contrat de bail donne une « date certaine » au contrat de bail.

Par ailleurs, le contrat enregistré sera « opposables aux tiers ». C’est important pour le bailleur et le locataire.

Ainsi, en cas de vente de l’immeuble loué, si le contrat de bail concerne une habitation et que celle-ci est utilisée à titre de résidence principale, le locataire bénéficiera à partir de la « date certaine » d’une protection légale contre l’expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur car ce dernier sera tenu par ce contrat de bail.

L’enregistrement d’un contrat de bail relatif à un immeuble qui est loué dans ce même contrat de bail, en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins(p.ex. magasin ou bureau), présente l’avantage pour le bailleur que les revenus seront calculés et imposés distinctement pour chaque partie. En l’absence d’enregistrement de ce contrat de bail par contre, le total des revenus locatifs nets est imposable.

Si le contrat de bail d’une habitation affectée à titre de résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré, le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis.

Un contrat de bail doit être enregistré au bureau de l’enregistrement compétent pour la zone dans laquelle se situe l’immeuble loué.

Vous trouverez le bureau de l’enregistrement compétent et toutes les informations utiles (heures d’ouverture, adresse e-mail, numéro de téléphone …):

• en surfant sur 

http://annuaire.fiscus.fgov.be

1. Cliquez sur « Compétences » dans la colonne de gauche.
2. Choisissez « ACED » dans la liste de sélection des administrations.
3. Choisissez ensuite « Enregistrement des baux d’immeubles ».
4. Entrez enfin le code postal et éventuellement la rue de l’immeuble loué.
5. Cliquez sur la rue ou la commune trouvée pour que toutes les informations relatives au bureau de l’enregistrement compétent s’affichent.

• en téléphonant au Contact center du SPF Finances via le numéro 0257 257 57 (tarif local), accessible tous les jours ouvrables de 8 à 17 heures. 

Le contrat de bail signé par le bailleur et le locataire doit être présenté pour enregistrement au bureau de l’enregistrement compétent. Lorsqu’il s’agit du contrat de bail d’un immeuble (exclusivement ou en partie) affecté à l’habitation, une copie du contrat signé par les deux parties, suffit.

Le contrat de bail doit comporter au moins les mentions suivantes:

• le nom et l’adresse du bailleur
• le nom et l’adresse du locataire
• la date à laquelle la location prend cours
• le montant du loyer (loyer et charges)
• le descriptif de l’immeuble, de préférence (mais ce n’est pas obligatoire) avec la matrice cadastrale et le numéro de parcelle

Il est préférable de mentionner aussi le numéro de registre national (le numéro national) du bailleur et du locataire sur le contrat de bail (mais ce n’est pas obligatoire).

Plusieurs possibilités existent pour faire enregistrer le contrat de bail d’un immeuble qui est (exclusivement ou en partie) affecté à l’habitation. Vous pouvez le faire via internet, par mail, par poste, par fax ou en vous rendant personnellement au bureau de l’enregistrement compétent.

Nous vous conseillons de choisir de préférence l’envoi via internet, par mail ou par poste. 

Attention : si le contrat de bail n’est pas du tout destiné à l’habitation, il ne peut être enregistré que via la poste ou en vous rendant sur place.

Via internet: Avec MyRent vous pouvez déposer en ligne votre contrat de bail pour enregistrement. Cette application vous permet également de le rédiger (s’il concerne une habitation affectée à titre de résidence principale). MyRent propose en effet différents modèles de contrat de bail.

Ci-dessous, les différentes étapes à suivre pour rédiger et envoyer un contrat de bail via MyRent:

1. Connectez-vous à l’application MyRent (http://minfin.fgov.be > E-services > MyRent > Vers l’application). Vous devez vous identifier via votre carte d’identité électronique ou via un certificat.
2. Lisez les instructions à l’écran.
3. Choisissez un des modèles de contrat présentés dans « Contrats de location » > Encoder Contrat.
4. Complétez les données demandées.
5. Imprimez le projet de contrat de bail complété ainsi que ses annexes légales. Si vous avez des questions concernant le contenu des contrats ou de ses annexes, vous pouvez contacter les organisations concernées dont les coordonnées de contact sont mentionnées (voir « Liens »).
6. Un état des lieux doit également être joint au bail écrit. Celui-ci doit être dressé soit pendant que les lieux sont inhabités, soit durant le premier mois de l’habitation de l’immeuble. C’est la raison pour laquelle la première et la dernière page de l’état des lieux sont également imprimées lors de l’impression du contrat de bail. Lisez attentivement ces deux pages, complétez les données demandées et insérez l’inventaire détaillé entre celles-ci.
7. Envoyez une copie digitale (en format PDF) du contrat de bail signé par les deux parties (sans les annexes légales, il suffit que vous les conserviez avec votre contrat de bail original) ainsi qu’une copie digitale de l’état des lieux signé également par les deux parties, au bureau de l’enregistrement compétent via l’application MyRent (soit simultanément, soit d’abord le contrat de bail et après réception du contrat enregistré, l’état des lieux).
8. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.

Remarque: si vous souhaitez faire enregistrer le contrat de bail et/ou l’état des lieux autrement que par internet après l’avoir rédigé via MyRent, l’application vous donne les données de contact (adresse e-mail, adresse postale, numéro de fax) du bureau de l’enregistrement compétent (voir aussi ci-dessous).

Par mail: envoyez par mail une copie digitale (en format PDF) du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître l’adresse e-mail de ce bureau, voir "3. Où dois-je m’adresser pour faire enregistrer un contrat de bail?". Veuillez mentionner dans l’e-mail vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.

Par poste: envoyez en deux exemplaires par la poste le contrat de bail et/ou l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître l’adresse postale de ce bureau. Veuillez mentionner dans la correspondance vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.

Par fax: envoyez par fax le contrat de bail et/ou l’état des lieux signé(s) par les deux parties au bureau de l’enregistrement compétent. Pour connaître le numéro de fax de ce bureau. Veuillez mentionner dans le fax vos données si celles-ci diffèrent de celles reprises dans le bail. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera(seront) renvoyé(s) par la poste.

Sur place: présentez-vous personnellement au bureau de l’enregistrement compétent muni du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par les deux parties (de préférence en deux exemplaires). Pour connaître l’adresse de ce bureau. Le(s) document(s) enregistré(s) vous sera (seront) remis sur place.

Le contrat de bail d’un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule

Si vous êtes bailleur, vous devez faire enregistrer le contrat de bail affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule dans les deux mois à compter de sa signature par les deux parties.

Si vous êtes locataire, vous n’êtes pas obligé de faire enregistrer un tel contrat de bail. Si vous souhaitez tout de même faire enregistrer le contrat de bail, cela peut se faire n’importe quand car aucun délai d’enregistrement n’est prévu.

Les autres contrats de bail

Le bailleur et le locataire doivent faire enregistrer le contrat de bail d’un immeuble qui n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (p.ex. bâtiment industriel, terrain, parking …) dans les quatre mois à compter de sa signature par les deux parties.

Cette obligation d’enregistrement (et l’obligation de payer les droits d’enregistrement et les amendes) repose aussi bien sur le bailleur que sur le locataire. Il suffit qu’une des deux parties procède à l’enregistrement (et paie les droits d’enregistrement).

L’enregistrement du contrat de bail et/ou de l’état des lieux d’un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule estgratuit, même s’il ne s’agit pas de la résidence principale du locataire.

L’enregistrement du contrat de bail d’un immeuble qui n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (p.ex. bâtiment industriel, terrain, parking …) est par contre soumis à des droits d’enregistrement.

Vous payez un droit d’enregistrement de 0,2 % sur le montant total des loyers pour toute la durée du bail (de durée déterminée) et sur les charges imposées au locataire. En cas d’enregistrement tardif, une amende est due.

L’obligation de payer les droits d’enregistrement (et l’amende éventuelle) repose aussi bien sur le bailleur que sur le locataire.

Si l’état des lieux ne peut pas être enregistré gratuitement, il est enregistré au « droit fixe général » de 25 euros (actuellement).

Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (p. ex: magasin ou bureau), le contrat est également soumis à des droits d’enregistrement, et ceci aussi bien pour la partie habitation que pour la partie louée à d’autres fins.

Par contre, si deux contrats de bail distincts ont été établis (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), le contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation sera enregistré gratuitement.

Si le contrat de bail d’une habitation affectée à titre de résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré dans les délais, le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis. Ceci est valable aussi longtemps que le contrat n’est pas enregistré.

Par ailleurs, le total des revenus locatifs nets d’un immeuble qui est loué dans un même contrat de bail en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins sera imposable dans le chef du bailleur en cas de non enregistrement du contrat de bail. Le bailleur a donc tout intérêt à faire enregistrer le contrat bail.

Le locataire peut aussi (mais ne doit pas) faire enregistrer un contrat de bail qui concerne un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, s’il le juge souhaitable.

En cas de vente de l’immeuble loué, si le contrat de bail concerne une habitation utilisée à titre de résidence principale et qu’il n’a pas été enregistré, le locataire ne bénéficiera pas de la protection légale contre l’expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur car ce dernier ne sera pas tenu par ce contrat de bail.

Il y a lieu de joindre obligatoirement les pièces suivantes au contrat de bail tombant sous la loi des baux à loyer:

• une copie de l’Arrêté Royal du 8 juillet 1997 déterminant les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habitabilité,
• l’annexe (qui varie selon la région où le bien immeuble est situé) reprise dans l’Arrêté Royal du 4 mai 2007 contenant une explication destinée à informer le locataire et le bailleur sur un certain nombre d’aspects importants du droit en matière de baux à loyer.

Ces pièces ne doivent pas être obligatoirement enregistrées .Il est mieux de ne pas les faire enregistrer.

Si vous souhaitez quand-même le faire, présentez-les à l’enregistrement ensemble avec le contrat de bail (location d’un immeuble exclusivement destiné à l’habitation). Les annexes seront, comme le contrat de bail lui-même, enregistrées gratuitement et ce, même s’il n’y est pas expressément référé dans le contrat de bail.

Les autres annexes qui ne doivent pas obligatoirement être enregistrées (p.ex. le certificat de performance énergétique) mais que l’on présente néanmoins à l’enregistrement, peuvent être enregistrées gratuitement dans le cas où celles-ci sont présentées ensemble avec le contrat de bail dont l’enregistrement est gratuit, et si ces annexes sont mentionnées dans ou au bas du contrat lui-même.

Le bailleur et le locataire qui concluent un contrat de bail dressent impérativement un état des lieux détaillé de l’immeuble loué. Celui ci est dressé soit tant que l’immeuble est encore inhabité, soit durant le premier mois d’habitation. L’état des lieux est annexé au contrat de bail écrit destiné à l’habitation et il est obligatoire de le faire enregistrer.

Cette obligation vaut pour tous les types de contrat de bail: pour habitation mais aussi pour les contrats de bail commerciaux, les contrats de bail pour des bureaux …

Si l’état des lieux concerne un immeuble pour lequel l’enregistrement du contrat de bail est gratuit, l’enregistrement de l’état des lieux est gratuit lui aussi si:

• l’état des lieux est présenté à l’enregistrement simultanément avec le contrat de bail OU
• l’état des lieux est présenté plus tard, et que le contrat de bail enregistré gratuitement y est joint en original ou en copie OU
• l’état des lieux est présenté plus tard, et qu’une déclaration écrite y est jointe et stipule qu’il concerne un contrat de bail qui a déjà été enregistré gratuitement (en application de l’article 161,12° Code Enr.). Dans cette déclaration les données du cachet de l’enregistrement doivent être reprises

L’état des lieux peut comme le contrat de bail être soumis à l’enregistrement via internet, par mail, par poste, par fax ou en vous rendant personnellement au bureau de l’enregistrement compétent .